西门子股份公司人力资源信息化管理实践

行操作。员工入职流程包括在线填写“员工入职信息表”、提交“入职信息材料”、完成“体检”等。如果没有完成前面的步骤，便无法进行后续操作。而针对入职体检，新员工在体检前，能够在平台上查看体检流程介绍。为了提高员工体验，西门子制作了不同城市的入职体检指南，员工通过扫描平台中的二维码，还能在手机端查看体检流程介绍及进行预约。

完成体检后，新员工能够在线查看体检结果。当员工试用期结束时， 系统会自动给相应的经理发邮件，提醒经理进行在线评估。如果评估结果为通过，整个入职流程便结束了。如果员工没有通过试用期，系统会自动生成一条HR 待处理的任务记录，提醒HR 后续跟进。  

◆ 员工自助服务模块：  

西门子信息安全管控机制十分严格，员工需要插入员工卡、再通过验证码进行身份验证后才能登录入人力资源信息平台。除了查询个人信息和提交日常申请外，员工还能在平台上查阅年度报税的流程、年度体检流程等。

年度报税：国家要求年收入超过12 万的个人，自行申报个人所得税。西门子为了帮助员工顺利完成报税工作，在前端汇总呈现了员工前一年的总收入和交税情况，员工能够在每年三月份期间，进入平台查看。另外，通过在线平台设有报税流程说明，指引员工将数据填写在税务网站中相应的位置。

年度体检：西门子在全国多个地区设有全资公司和合资公司，每个地区，都有合作的体检机构。为了给员工提供更好的人力资源服务体验，西门子通过在线平台，呈现体检机构照片、联系方式、开放时间等。员工体检完后，能够在线评价体检机构的服务，这些评价为西门子寻找后续合作的体检机构提供参考。 

 

人力资源信息化建设的一大目的是提高人力资源从业者的工作效率，西门子（中国）在信息化前，员工的档案以纸质文档形式存档， 由于人员规模大，查找员工历史档案是件费时、费力的事，这是人力资源管理上的痛点。

❖ 员工档案电子化管理：西门子开展了一个项目，实行了电子档案管理机制，将原先所有线下的员工档案扫描，定义好文件名称后，存入DOE 系统。当拥有查询权限的HR 或者管理人员需要查看员工档案时，只需在平台上输入员工的姓名或者工号，就能读取档案信息。当需要提取原件时，也可以在线上提交申请，审核通过后，可以借阅相关资料，借阅信息和归还信息都会在系统中留下记录。虽然实行档案电子化管理是一个大项目，但为后续人力资源管理工作提供了便利， 同时也避免了档案丢失、损坏的情况。

人力资源信息化建设的另一大目的是为组织决策提供支持。通过数据信息助力决策，提高企业管理水平。而达成这一目标的前提是保证数据质量。如果人力资源信息数据存在问题，后续进行薪资计算、社保缴纳时都容易有风险，因此西门子对数据的质量检查十分严格， 将数据分为“标准数据”和“非标数据”。标准数据指全球统一检查的字段，非标数据是指除全球管控的字段之外，西门子（中国）需要维护的字段。

❖ 标准数据由全球总部把控。全球总部会在每周对标准数据进行质量检查，并提出，标准数据的错误率需低于0.1%。除了数据出错外， 数据空缺也被报错，比如一位经理离职，部分员工信息中对应的经理字段就会空缺，这时系统也会报错。因此，西门子（中国）向全球总部传送数据的时，都以质量为前提，前期，会对数据进行维护。总部会根据各字段间的逻辑进行正确性校验，如果数据存在问题，会对出错率进行统计后，发送出错误报告，如果出错率高，后续仍会进行监控， 保证数据提交者对错误数据进行修改。

❖ 非标数据由各国总部进行把控。除了全球总部有一套数据质量把控机制之外，西门子（中国）在2014 年开展了“数据质量维护”项目， 对本地人力资源管理所需的信息数据进行校验。西门子（中国）专门成立了项目组，项目组成员把系统中所有维护的字段提取出来，重点对总部没有进行管控的字段定义校验的规则，进行逻辑校验。比如将身份证号字段和生日字段进行相关校验分析。找出字段校验规则后， 明确规则。同时定义了每个字段的紧要程度。出错会给业务管理带来严重后果的字段定义为高级别，出错对业务发展影响不大的字段定义低级别，高级别字段的错误数据定义为Error，低级别字段的出错定义为Warning。西门子（中国）对工厂提交的数据进行检验时，重点向工厂反馈高级别字段的出错率，这能让工厂的HR 更容易接受数据检查结果并进行更改。 

西门子（中国）在DOE 平台上开发了数据质量检验模块，每周会在平台中呈现数据校验结果，生成额、Error report 和Warning report，并对每个工厂的出错率情况进行排名。各工厂的HR 和管理者都能看到排名结果。通过这种方式，让各工厂的HR 积极处理错误数据，也让HR 从被动处理错误数据转变成主动地重视数据质量，形成良性循环。该项目实施后，西门子对每个季度非标数据的错误率进行了统计，第一季度错误率为5%，第二季度为1%，第三季度降为0.1%， 整个项目的成果显著。 

 

当新系